Permanence téléphonique, secrétariat : pourquoi externaliser ?

Également connue sous les termes anglais de BPO (Business Process Outsourcing), d’outsourcing, de facility management, l’externalisation des services administratifs (accueil téléphonique, secrétariat, comptabilité, standard téléphonique, paie, marketing, etc.) consiste, pour une entreprise ou un professionnel, à confier à un tiers, la gestion et l’opération d’une ou plusieurs activités nécessaires à son bon fonctionnement.

D’une manière générale, les principales fonctions externalisées sont la permanence téléphonique, le secrétariat, la logistique, la paye, la comptabilité, la gestion des commandes, la facturation, la gestion administrative du personnel, la gestion du parc informatique, la gestion d’un site web, etc.

Faire appel à une entreprise spécialisée dans la permanence téléphonique, le secrétariat ou encore la gestion d’agenda présente bien des avantages.

Dans cet article, nous vous proposons de découvrir les raisons pour lesquelles, en tant qu’entreprise ou que professionnel vous auriez tout intérêt à faire appel à une société proposant des services de permanence téléphonique, de télé-marketing, de télé-secrétariat ou de gestion d’agenda.

Quel que soit votre secteur d’activité, en tant que professionnel ou qu’entreprise, et plus particulièrement dans une situation économique tendue et de forte concurrence, vous avez besoin de limiter vos charges et de vous concentrer sur votre cœur de métier.

Externaliser certaines fonctions administratives telles que le secrétariat, l’accueil téléphonique, etc. est une source de flexibilité de vos ressources et de faire des économies d’échelle non négligeables.

Une PME, utilisant une quinzaine de PC et un serveur ne nécessite pas l’emploi d’un informaticien à plein temps ; mais une panne informatique n’est pas envisageable car cela bloquerait toute la société. Elle a donc tout intérêt à externaliser la gestion et la sécurisation de son informatique par un contrat d’infogérance. Il s’agit d’allier pour elle performance et maîtrise des coûts.

Quels avantages à externaliser votre permanence téléphonique, votre secrétariat, etc. ?

Le premier avantage ou bénéfice est de faire appel à une entreprise offrant des compétences de haut niveau au meilleur coût !

Une gestion simplifiée de votre personnel :

  • Pas de contrainte d’embauche (recrutement, contrat de travail, déclarations administratives, etc.)
  • Pas de personnel à gérer (fiche de paie, congés et absences, formation, management du personnel, locaux, équipement informatique ou autre, etc.)
  • Plus de tracas administratifs !

Une flexibilité adaptée à votre activité et votre problématique :

  • La souplesse : l’entreprise peut faire appel aux services d’une entreprise de permanence téléphonique, de télé-secrétariat, etc. en cas de besoin uniquement, c’est-à-dire, pour une mission ponctuelle, afin de surmonter une surcharge passagère de travail.
  • Un professionnel ou une entreprise peut, également, solliciter les services d’une société spécialisée dans l’externalisation des fonctions administratives (accueil téléphonique, secrétariat, etc.) pour pallier à l’absence légitime ou imprévue d’un salarié (congé, congé-maladie, accident, décès, etc.), rapidement et facilement.
  • Des horaires étendus et flexibles
  • Faire face sans stress à l’urgence, à l’imprévu et à l’absentéisme du personnel

Des économies mesurables et indéniables pour votre entreprise :

  • Prestations nettement moins coûteuses que l’appel à des intérimaires
  • Les charges liées au personnel (charges sociales et patronales, congés, maladies, etc.) sont réduites à la portion congrue.
  • Remplacer les charges sociales par des charges commerciales déductibles de votre résultat.
  • Moins d’investissement (poste de travail informatique et équipement du salarié, locaux, etc.)
  • Moins de charges liées à la maintenance du matériel …
  • Moins de dépenses d’énergie (lumière, chauffage, climatisation, etc.)
  • Moins de consommables

Comme vous pouvez le constater, et plus particulièrement dans un environnement difficile sur le plan économique, en tant qu’entreprise ou que professionnel, vous avez tout intérêt à faire appel aux services d’une société délivrant des services de permanence téléphonique, de télé-secrétariat, ou autres services administratifs.

Provence Téléservices est votre partenaire pour toute prestation de permanence téléphonique, d’accueil téléphonique, de télé-secrétariat.

N’hésitez pas à nous contacter par le biais de notre formulaire de contact ou en nous appelant directement au 04 92 70 79 00.

Merci d’avance !